Delegar es el proceso que seguimos para encomendar y responsabilizar, a un colaborador, una tarea sobre la que tenemos responsabilidad y cuya realización nos incumbe.
Muchos de nosotros no sabemos delegar y por lo tanto nuestro tiempo que debe de ser utilizado para planificación o dirección, es utilizado en realizar el trabajo de otros; desgraciadamente esto es endémico y la mayoría de nosotros, cuando nos toca dirigir, no lo entendemos y cometemos errores que impactan nuestro desempeño, más aún, cometemos el mismo error en casa con nuestros hijos, privándoles de que aprendan a ser responsables y útiles, así que si usted cree que necesita saber delegar continúe leyendo, le podría ser de mucha utilidad.
Delegar es un verbo demasiado abstracto que define una acción sin tiempo definido. Delegar es algo tan complejo que obliga al jefe, o encargado, a confiar en terceras personas… algo que siempre generará dudas…
Para aclarar lo que se debe hacer a la hora de delegar Peter Drucker nos decía que hay tres tipos de tareas:
- Las tareas que no son necesarias elimínelas.
- Las tareas que puede hacer otro deléguelas.
- Las tareas que no se pueden delegar y que son fundamentales para la consecución de los objetivos, hágalas usted mismo tan bien como sea posible.
La gran mayoría de los jefes y gerentes en la actualidad delegan de la siguiente forma:
“EL QUÉ”: El jefe delega al empleado únicamente la tarea diciendo “TÚ te encargaras de esto” le asigna la tarea a realizar (El proyecto).
“LOS CÓMOS”: Cuando el empleado insinúa “Que va pensar cómo desarrollar el proyecto”, el jefe recalca que él marcará los cómos.
“RESPONSABILIDAD”: El jefe delega la responsabilidad, diciendo “tú te encargarás” y “bueno, es tú proyecto”. Es decir, si algo sale mas está claro que la responsabilidad será del empleado.
“PODER”: El jefe deja claro que TODO será supervisado por él. Que el presupuesto lo decidirá el jefe y que los recursos deberán ser aprobados por el, no dando ningún margen de maniobra al empleado.
“MÉRITO”: Si el proyecto sale bien, ya imaginamos quien se apuntará el mérito.
SITUACIÓN GENERADA: El empleado es encargado de hacer algo, para lo que le dicen QUÉdebe hacer y CÓMO debe hacerlo. No dispone de poder de decisión ni de los medios para llevarlo a cabo. Y finalmente, si sale bien el MÉRITO será del jefe y si sale mal, laRESPONSABILIDAD será suya por hacerlo mal.
CÓMO SE DEBERÍA DELEGAR:
“El QUÉ”: Se debería explicar al empleado o empleados que van a realizar la TAREA, cuál es el OBJETIVO perseguido, o QUÉ queremos conseguir.
“LOS CÓMOS”: Considero que el que mejor conoce como hacer un trabajo, tarea o proceso es el PROFESIONAL que la hace todos los días, y no yo como jefe (cuyos poderes omnipotentes están demostrados, jejeje). Habrá que dejar que los encargados de la tarea puedan decidir o proponer al menos la mejor forma de llevarla a cabo.
“RESPONSABILIDAD/PODER”: Si se les delega la responsabilidad, por lo menos tendremos que facilitarles el PODER de decisión de los CÓMOS y definir los recursos que necesitarán, dotando del APOYO.
“MÉRITO”: Si finalmente sale bien, deberemos RECONOCER el éxito del proyecto a los empleados, y hacerlo públicamente frente a otros empleados, proveedores, clientes (esto es una oportunidad de mejorar nuestra imagen como empresa).
Por ello, todos aquellos que se dedican al management, saben que su propio éxito se mide según el éxito de otras personas.
En conclusión saber delegar, al igual que cualquier otro tipo de acción administrativa eficiente, exige un planeamiento cuidadoso. Y esto no solamente en cuanto a las etapas, sino también en cuanto a incluir todos aquellos factores y perspectivas que entran en juego.
Desde el punto de vista de quien delega:
- Tomar la decisión de delegar.
- Definir los niveles de delegación (proyecto, objetivo, tarea).
- Seleccionar al “delegado”:
-A quiénes se debe capacitar para que reciban la delegación.
-Quiénes tienen habilidades, actitudes, conocimientos.
-En quién se tiene confianza.
-Saber por qué y para qué se delega una tarea o proyecto.
-Acompañamiento del “delegado” en su nueva función.
- Darle los recursos y la autoridad necesarios para desempeñar el trabajo.
- Aplicar evaluación sobre los resultados y sobre el proceso.
- Mantenerse accesible
Los temores de delegar:
Además del riesgo de recargar a nuestros empleados con muchas asignaciones y muy poca supervisión, existen ciertas áreas que el conductor no debe delegar.
Calificadas como “acción ejecutiva” por Peter Drucker, estas áreas de responsabilidad incluyen:
- Establecer objetivos para el departamento.
- Organizar empleados en equipos eficientes.
- Motivar y comunicar.
- Verificar y analizar los resultados.
- Desarrollar las habilidades de trabajo del empleado dejándolo tomar decisiones.
Saber delegar no es para cualquiera. Es lo que denominamos la diferencia entre líder y jefe.
El jefe sólo ve lo que puede ver. En cambio el líder ve más allá.
Y en ese ver más allá, se incluye el saber compartir las tareas, supervisar, adjudicar responsabilidades, ayudar a crecer y no buscar la salida narcisista y conformista del “yo lo hacía mejor”. Para eso debe procurar la información suficiente y realizar el feed back adecuado.
