El alcance más grande y complejo no siempre es el mejor

Cuando se está modelando el alcance de un proyecto (grande o pequeño), muchas veces he identificado que hay una ruta de "subida" y una ruta de "bajada". Es decir, cuando se empieza, se empieza de cero, nadie empieza teniendo una idea de qué es lo que hay que sacar como resultado de un proyecto, probablemente lo que ya está definido es lo que se debe lograr con la ayuda de los productos del proyecto. Por esto, mientras más gente se va entrevistando para la estructuración de un alcance más completo, el alcance va "creciendo".

La pregunta sería: "Hasta dónde debe crecer el alcance?" "Qué tan complejo debe hacerse?"

Algunas pistas que podrían ayudar a saber qué tamaño y complejidad debe alcanzar son:

a) Que no se aleje demasiado de los alcances similares, pero que tampoco se quede en el mismo nivel de otros alcances pasados. Debe intentarse siempre aspirar a más, pero no demasiado que ya rompa sin un análisis de riesgos todos los parámetros de estimación confiable de mantenerlo bajo control.

b) Que la confiabilidad esté clara y el costo de seguimiento sean coherentes con las capacidades de la organización ejecutora. La confiabilidad no puede bajar demasiado a costa de convencerse de que algo muy grande y complejo puede hacerse. Es bueno trabajar con "conviccion", pero esto no siempre garantizará un nivel de realismo. El realismo excesivo por otro lado, impedirá despegar de lo tradicional. Hay que medir los grados de confiabilidad y realismo. Por otro lado no puede pensarse que un alcance (y consecuentemente un proyecto) muy complejo va a mantener un costo bajo de seguimiento, por el contrario el costo de seguimiento y gestión en general, aumentan con la complejidad.

c) Que el alcance siempre esté "al alcance" de la comprensión de todos los decisores del proyecto. Muchas veces, algunos de los actores creerán que puede llegarse a complejizar o incrementar el alcance a niveles que sí están en el nivel de control y capacidad de sus competencias, pero que no necesariamente están en el enfoque de otros actores. O puede ser que la tolerancia al riesgo de algunos actores no les permita incluir algunas amenazas fuertes y a otros sí.

En general, un alcance debe ser cuidadosamente "medido", dándose el tiempo de graduarlo, no sólo en base a las características ténicas, sino también en base a las características políticas y culturales (o psicológicas) que a veces son mucho más importantes. Siempre hay que recordar que el diseño de un alcance orientado al éxito del proyecto, no necesariamente coincidirá con un alcance de excelencia técnica muy alta, aunque podría coincidir.